Voorbereiden functioneringsgesprek? Dit kun je verwachten

Functioneringsgesprek voorbereiden? Dit kun je verwachten

Het functioneringsgesprek is vooral bedoeld om de kwaliteit van het werk te verhogen en tegelijkertijd de samenwerking te optimaliseren. De lijst met vragen voor het voorbereiden van je functioneringsgesprek is daarvoor een handige leidraad.

De opzet van het functioneringsgesprek is een open gesprek, waarbij de medewerker de ruimte krijgt om zijn of haar zegje te doen. Een functioneringsgesprek is dus vooral opbouwend en gericht op de toekomst.

Vragen voor een goede voorbereiding van het functioneringsgesprek

Veel mensen zijn onnodig zenuwachtig voor het functioneringsgesprek. Toch is dat helemaal niet nodig. Een functioneringsgesprek is namelijk vooral een gezamenlijk overleg waarin je kijkt naar de afgelopen tijd, maar vooral naar wat er beter kan en wat de toekomstplannen zijn.

Een functioneringsgesprek is dus geen beoordelingsgesprek, waar gevolgen aan verbonden zijn. In het functioneringsgesprek gaat het alleen maar om feedback geven en krijgen. En dat is voor zowel werknemer als leidinggevende een ontspannen en positief gesprek.

Meest gestelde vragen functioneringsgesprek voorbereiden

Je kunt je goed voorbereiden op een functioneringsgesprek, door jezelf als medewerker in ieder geval de volgende vragen te stellen:

1. Hoe vind je dat je de afgelopen periode gefunctioneerd hebt?
2. Hoe vind je de werkdruk?
3. Hoe denk je over de planning?
4. Hoe vind je het werk?
5. Ben je tevreden over je baan? (en wat vind je minder leuk?)
6. Waar ben je goed in?
7. Waar ben je minder goed in?
8. Zijn er zaken die er volgens jou verbeterd kunnen worden? Heb je iets van de organisatie nodig?
9. Hoe verloopt de samenwerking tussen jou en je leidinggevende en collega's?
10. Wat zijn je ambitites?
11. Wat zou je nog willen leren? Heb je een opleiding of ergens hulp bij nodig?
12. Zijn er afspraken uit vorige gesprekken? Hoe staat het daarmee?

Checklist en opzet voorbereiding functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek heeft doorgaans een standaard opzet. Bekijk de lijst met onderwerpen hieronder en je bent zowel als leidinggevende of medewerker zeker van een goede voorbereiding op je functioneringsgesprek.

Ten eerste is het voor beide partijen goed om te weten dat een functioneringsgesprek bijna altijd een positief en opbouwend gesprek is, zonder gevolgen voor je baan, salaris of andere zaken. In een functioneringsgesprek staan leidinggevende en werknemer even gelijk aan elkaar, want voor de werknemer is het functioneringsgesprek een perfect moment om ook het functioneren van de leidinggevende te bespreken.

Hoe bereid je je voor op een functioneringsgesprek?

Het is zover: je hebt een functioneringsgesprek op de agenda staan. Misschien is het een van je eerste functioneringsgesprekken en weet je niet zo goed wat er als leidinggevende van je verwacht wordt, of als medewerker ben je misschien zenuwachtig omdat het zal gaan over jouw prestaties op het werk.

De meeste mensen hebben één tot twee keer per jaar een functioneringsgesprek. Hoewel niet verplicht, is het wel een goed moment om te kijken waar je staat en je mening over je werk te geven. Het belangrijkste doel van het functioneringsgesprek is om samen met je leidinggevende te kijken naar manieren om je prestaties verder te verbeteren, vorderingen van gemaakte afspraken te meten en te onderzoeken op welke gebieden je jezelf nog graag wilt ontwikkelen.

Ook is het functioneringsgesprek het perfecte moment om tegen je leidinggevende te zeggen hoe je vindt dat hij of zij het doet en wat in jouw ogen mogelijk beter kan.

5 belangrijkse punten voor het voorbereiden van een functioneringsgesprek

Goed voorbereiden op een functioneringsgesprek zorgt ervoor dat je op de meest belangrijke vragen een antwoord hebt, maar ook dat je alvast nadenkt over je eigen toekomst. Bedenk ook van tevoren wat je graag over jullie samenwerking kwijt wilt.

Dit zijn de 5 belangrijkste punten voor het voorbereiden van een functioneringsgesprek:

1. Opening functioneringsgesprek: samen de agenda doornemen

Het begin van een functioneringsgesprek bestaat uit het gezamenlijk doornemen van alles wat jullie in het gesprek zullen bespreken. Waarschijnlijk zal dat geen verrassing voor je zijn. Veel leidinggevenden geven je de mogelijkheid om zelf onderwerpen aan te dragen. Hiervoor ontvang je meestal één tot twee weken voor het gesprek een e-mail. Schroom niet om ook zelf onderwerpen aan te dragen als je leidinggevende hier niet om vraagt.

2. Jouw functioneren de afgelopen periode

Een van de belangrijkste onderwerpen tijdens een functioneringsgesprek is hoe jij de afgelopen periode hebt gefunctioneerd. Wat ging goed en wat ging minder? Wat kunnen jullie doen om jouw functioneren te verbeteren? Is er iets waar je last van hebt op het werk, of spelen er andere persoonlijke dingen? Zie het bespreken van de dingen die minder goed gaan niet als een bedreiging voor je baan, maar juist als een kans op verbetering en een leukere werkomgeving.

3. Samenwerking bespreken

Misschien denk je dat een functioneringsgesprek vooral gaat over jou als medewerker. Voor een groot deel is dat natuurlijk zo, maar het gesprek is tweerichtingsverkeer. Dat betekent dat je ook de prestaties van je leidinggevende en de samenwerking met andere collega's bespreekt. Wat vind jij dat hier beter kan? Waar gaat de samenwerking juist erg goed? Het voorbereiden en nadenken over opbouwende feedback is een goed idee.

4. Jouw doelen en persoonlijke ontwikkeling

Een ander belangrijk onderwerp van gesprek is jouw persoonlijke ontwikkeling. Met andere woorden: wat zijn jouw ambities binnen het bedrijf? Wat zou je nog willen leren? Hoe kan jouw werkgever daar behulpzaam bij zijn? Zijn er opleidingen, een cursus of een studie die je wilt volgen?

5. Terugblik op vorige gesprekken en gemaakte afspraken

Misschien komen ze al eerder in het gesprek ter sprake, maar het is goed om je erop te voorbereiden: welke afspraken zijn er in het vorige functioneringsgesprek gemaakt? Hoe staat het daarmee? Is alles gelukt? Zo niet, waarom heb je jouw target niet gehaald en wat kunnen jullie samen doen om dit wel voor elkaar te krijgen? Is de werkdruk te hoog? De taak te moeilijk of speelt er iets anders? Wat zie jij als oplossing? Tot slot maak je nieuwe afspraken voor de komende periode en kom je daar in het volgende gesprek weer op terug.

Voorbereiden op verloop functioneringsgesprek

Als het goed is kijk je na je functioneringsgesprek met een prettig gevoel terug op wat er besproken is. Je hebt nieuwe energie om zaken op te pakken, voelt je gehoord en hebt kunnen zeggen wat je eventueel dwars zit. Misschien kun je wel met een nieuwe opleiding beginnen en die kennis later inzetten op je werk en bij een beoordelingsgesprek meteen een hoger salaris vragen.

Tip: In ieder geval is het belangrijk om tijdens het gesprek goed te luisteren en ook door te vragen. Begrijp je iets niet of wil je meer weten? Vraag het gewoon. Daar is het gesprek voor.

Voorbereiden op een functioneringsgesprek betekent voorbereiden op een gelijkwaardig gesprek. Jouw mening is even belangrijk als die van je leidinggevende.

Voorbereiding functioneringsgesprek voor leidinggevenden

Ben je een leidinggevende en ga je een functioneringsgesprek met een medewerker voeren? Houd dan rekening met de volgende punten om het gesprek voor beide partijen zo prettig mogelijk te laten verlopen (deze tips zijn trouwens ook handig voor medewerkers, zodat ze weten wat te verwachten tijdens het functioneringsgesprek):

1. Zorg voor een ontspannen sfeer. Veel medewerkers zijn namelijk zenuwachtig voor een functioneringsgesprek
2. Stel veel open vragen (wie, wat, waar, etc.). Vermijd vragen die met ja of nee beantwoord kunnen worden
3. Stel geen suggestieve vragen, wees altijd helder en duidelijk
4. Blijf niet hangen in wat er allemaal fout is gegaan, maar houd het gesprek toekomstgericht en opbouwend
5. Voorkom het stellen van meerdere vragen in één keer
6. Vergeet niet je medewerker twee weken voor het gesprek per e-mail te vragen om eigen input
7. Laat zien dat je geïnteresseerd bent in je medewerker en zijn of haar persoonlijke situatie
8. Herhaal wat de medewerker zegt, of vat het steeds kort samen.
9. Zet alle afspraken op papier en maak ze meetbaar (duidelijk target met datum)
10. Sluit het gesprek positief af

Voorbereiden op het functioneringsgesprek: minder zenuwachtig

Veel mensen zijn toch een beetje zenuwachtig voor het functioneringsgesprek. Een goede voorbereiding helpt. Het scheelt vooral als je weet wat je kunt verwachten. Hou in gedachten dat het functioneringsgesprek er juist is om jouw werk leuker en beter te maken. Het gaat niet om het kijken naar wat er allemaal fout is gegaan, maar juist om te onderzoeken hoe jullie de samenwerking en je prestaties kunnen verbeteren. Het is een positief gesprek.

Het helpt natuurlijk ook als je weet waar je je precies op kunt voorbereiden. Hieronder vind je een aantal punten die ervoor zorgen dat je goed voorbereid het functioneringsgesprek ingaat. Dat zorgt meestal direct al voor minder zenuwen voor het functioneringsgesprek.

• Pak het verslag van het vorige funtioneringsgesprek erbij. Wat zijn de afspraken? Deze zullen zeker worden besproken.
• Welke successen heb je behaald?
• Wat ging de afgelopen periode minder goed? Bedenk concrete voorbeelden
• Wat vind je het leukste aan je werk en wat niet?
• Op welke gebieden wil je je graag verder ontwikkelen?
• Hoe vind je de samenwerking met je leidinggevende? En met je collega's?
• Ben je tevreden over je werk-privébalans?
• Blijf netjes en vraag bij kritiek om voorbeelden

Tip: Download formulier functioneringsgesprek

Aan de hand van het voorbeeld formulier functioneringsgesprek weet je nog beter wat te verwachten tijdens het functioneringsgesprek.

Verslag van functioneringsgesprek

Het is belangrijk dat het functioneringsgesprek schriftelijk wordt vastgelegd. Het is een samenvatting van alles dat besproken is en waarbij de gemaakte afspraken als actiepunten worden vermeld. Afspraken moeten voldoen aan SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Daarnaast dient het verslag functioneringsgesprek ondertekend te worden door zowel de leidinggevende als de medewerker. Meestal ontvang je het verslag van het functioneringsgesprek in de eerste week of weken na het gesprek.

Functioneringsgesprek verslag ondertekenen

Vraagt je leidinggevende om het verslag voor akkoord te ondertekenen? Doe dat dan alleen als je het echt eens bent met de inhoud. Je werkgever kan je niet verplichten te tekenen. Ben je het er niet mee eens? Dan kun je wijzigingsvoorstellen doen.

Als je er dan samen toch nog niet uitkomt, kun je het verslag 'voor gezien' tekenen en verwijzen naar een eigen aanvullende brief. Daarin geef je aan met welke punten je het niet eens bent.

Verschil tussen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

Er is een duidelijk verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Bij een beoordelingsgesprek kunnen namelijk consequenties worden verbonden. Denk hierbij aan het krijgen van salarisverhoging of promotie en in sommige gevallen zelfs ontslag. Het grote verschil met het functioneringsgesprek is ook dat het beoordelingsgesprek puur vanuit de leidinggevende uitgaat: de medewerker wordt beoordeeld en afgerekend op zijn of haar functioneren.