Klachtenbrief voorbeeld voor een oplossing van je klacht

Klachtenbrief voorbeeld lost jouw probleem op

Met dit klachtenbrief voorbeeld meld je bijna alle veelvoorkomende klachten en vraag je de ontvanger formeel te reageren op je klacht. Ook geef je in een klachtenbrief aan welke oplossing je van de ontvanger verwacht.

Het schrijven van een klachtenbrief komt helaas veel voor. Zijn er producten of diensten die niet aan je verwachtingen hebben voldaan? Of heb je een klacht over het gedrag van een persoon of medewerker? Stuur dan een officiële klacht per brief. Met deze algemene klachtenbrief weet je zeker dat je alle feiten benoemt en je klacht gehoord wordt.

Ook zorg je er met dit klachtenbrief voorbeeld voor dat je klaar bent om een eventuele verdere juridische procedure op te starten. Je leest hoe je op een correcte en nette manier met een klacht omgaat. Houd het altijd zakelijk en zorg ervoor dat je een dossier opbouwt.

Als je je daarnaast houdt aan de gangbare procedure, dan geef je de ontvanger van je klachtenbrief de gelegenheid om je klacht op te lossen, maar voert je de druk wel langzaam op.

Klachtenbrief voorbeeld opmaak

[Naam]
[Geboortedatum en geboorteplaats] [Straatnaam en huisnummer]
[Postcode en woonplaats]
[Vermeld evt. je klantnummer/polisnummer of andere relevante gegevens]

[Naam ontvanger]
[Straat en huisnummer ontvanger] [Postcode en plaats ontvanger]

PER GEWONE EN AANGETEKENDE POST

Betreft: klacht

Bijlage(n): [Stuur je bijlagen als bewijs mee? Omschrijf de bijlagen kort per regel]

[Je Plaats], 28 november 2025

Geachte heer/mevrouw,

In de eerste alinea geef je een heldere, korte omschrijving van je klacht.

In de tweede alinea beschrijf je de klacht uitgebreid. Maak een opsomming als er meerdere zaken te vermelden zijn en verklaar daarmee waarom je niet tevreden bent over de geleverde dienst of product. Voorkom hierbij dat je emotioneel schrijft. Houd het zakelijk.

In de derde alinea stel je voor hoe jij de oplossing voor je ziet. Is dat een vervangend product? Een (schade)vergoeding of een combinatie daarvan? Het hangt van de situatie af wat een redelijke oplossing is. Maar bedenk zelf in welke gevallen je vindt dat de klacht op een redelijke manier is opgelost. Doe hiervoor een concreet voorstel.

In de laatste alinea of zin vraag je om een reactie en ook binnen welke termijn je die van de tegenpartij verwacht. Eventueel kun je dreigen met juridische stappen, maar beter doe je dat pas wanneer de ontvanger niet of niet naar verwachting reageert. In de eerste klachtenbrief verzoek je de tegenpartij vriendelijk om je klacht op te lossen. Een hardere toon kan daarna altijd nog.

Met vriendelijke groeten,

[Plaats van ondertekening], 28 november 2025

[Je handtekening]

[Je naam]

Voorbeeld klachtenbrief

Wat vermeld je allemaal in een klachtenbrief? In je klachtenbrief is het belangrijk om een aantal zaken goed te vermelden. Loop de onderstaande punten langs en kijk of je ze allemaal in je klachtenbrief noemt.

Voorbeeld inleiding klachtenbrief

Wil je een klachtenbrief schrijven? Dan helpt een voorbeeld en de opbouw van een goed voorbeeld daarbij. Als je namelijk een klacht hebt, dan is het altijd goed om dit zo snel mogelijk kenbaar te maken bij de persoon of het bedrijf in kwestie. In de inleiding van je klachtenbrief geef je daarom duidelijk en concreet aan waar je klacht over gaat.

Vermeld duidelijk je eigen naam, adres en contactgegevens
Zorg ervoor dat de naam en het adres van de ontvanger correct zijn
Let erop dat je indien van toepassing ook de juiste afdeling vermeldt
In het onderwerp of de betreft-regel zeg je bondig waar de klacht over gaat
Als je een klant- of polisnummer hebt, vermeld dit dan ook in de onderwerpregel
Vermeld in je klachtenbrief duidelijk de plaats en datum

Inhoud klachtenbrief: uitgebreide beschrijving en oplossing

In de volgende alinea beschrijf je de klacht gedetailleerd. Het gebruiken van opsommingen is hierbij aan te raden. Vraag jezelf af wanneer je klacht voor jouw gevoel is opgelost en doe zelf een voorstel. Kortom, maak de ontvanger duidelijk wat je wilt bereiken met je klacht en wat je van hem of haar verwacht.

Geef aan wat of welke gebeurtenis(sen) aanleiding zijn tot je klacht
Benoem exact de plaats en tijd van wat er is gebeurd
Beschrijf je klacht vervolgens bondig en concreet
Geef indien nodig relevante achtergrondinformatie (persoonlijke omstandigheden en eventueel gegevens van getuigen

De oplossing van je klacht

In de afsluitende alinea vraag je om een schriftelijke reactie en binnen welke termijn je een reactie op je klacht verwacht. Zes weken is een redelijke en gebruikelijke periode om een klacht op te kunnen lossen, maar kort deze periode in als de oplossing van je klacht dringend is en niet op zich kan laten wachten.

Formuleer wat er volgens jou moet gebeuren om de klacht op te lossen
Noem bij financiële schade een bedrag en licht de totstandkoming hiervan eventueel toe in een bijlage
Geef aan binnen welke termijn je een formele reactie verwacht
Geef aan wat er gaat gebeuren als je geen of geen tijdige reactie krijgt, of de klacht niet naar volle tevredenheid wordt opgelost

Vraag altijd om een schriftelijke reactie. Deze heb je namelijk nodig in een eventuele verdere juridische procedure als je klacht niet, of niet naar behoren wordt opgelost.

Afsluiting en ondertekening van een klachtenbrief

Onderteken je brief en vermeld onder de ondertekening van de klachtenbrief dat je bijlagen meestuurt. Maak ook altijd een kopie van je verzonden klachtenbrief voor je eigen administratie en klachtendossier. Vermeld een lijst met bijlagen en nummer deze

Als je bewijsstukken voor je klacht hebt, zoals foto’s van een slecht product, een contract of e-mails die je gelijk aantonen, stuur deze dan mee met je brief. Houd zelf altijd de originele foto’s of bestanden en stuur slechts kopieën mee.

Tip: Blijf in een klachtenbrief altijd zakelijk en concreet. Laat je emoties niet blijken.

Versturen van een klachtenbrief, aangetekend?

Verstuur de brief bij voorkeur aangetekend per post. Tegenwoordig is een e-mail ook rechtsgeldig, maar een brief per post maakt meer indruk en komt serieuzer over. Gaat het om een belangrijke kwestie of een hoge schadevergoeding? Is de termijn voor het indienen van een klacht bijna verstreken of verwacht je dat de tegenpartij niet zal reageren? Verstuur je klachtenbrief dan aangetekend. Lees ook het blog: wanneer een brief aangetekend versturen?

Klachtenbrief voorbeeld voor oplossing van je klacht