Aanmaning sturen? Wanneer? Een voorbeeld

Voorbeeld van een aanmaning

Een aanmaning is de laatste waarschuwing en betalingsverzoek voordat je een incassoprocedure start. Wil je zelf een aanmaning sturen? Dan is het handig om een aanmaning voorbeeld te hebben, zodat je de openstaande facturen sneller betaald krijgt. Hieronder staat een aanmaning voorbeeld, die te gebruiken is voor zowel zakelijke als particuliere doeleinden.

Opbouw van een aanmaning

Een aanmaning bevat een aantal belangrijke onderdelen. In een aanmaning meld je:

1. Welk bedrag/bedragen nog openstaan
2. Welke producten en/of diensten daarvoor geleverd zijn
3. De tijd die de wanbetaler van je krijgt om alsnog aan de betalingsverplichting te voldoen. Stel altijd wel een datum die redelijk en haalbaar is, maar wel genoeg druk zet. Een betalingstermijn van 14 dagen is bij een particuliere aanmaning normaal. Bij een zakelijke aanmaning is die termijn met 7 dagen vaak aanzienlijk korter.

Aanmaning procedure

Wanneer betaling uitblijft, stuur je niet direct een aanmaning. Een aanmaning is namelijk dwingend en minder vriendelijk van toon. Wanneer een klant je factuur niet betaalt, stuur je namelijk eerst een vriendelijke herinneringsbrief per post of e-mail. Een herinneringsbrief begint vriendelijk, met een toon dat de betaling misschien aan de aandacht is ontsnapt, of dat uit je administratie blijkt dat er nog geen betaling is geweest.

In een aanmaning is de toon duidelijk anders. Je sommeert namelijk tot betaling en dreigt met verdere stappen als betaling uitblijft. Dit doe je in de hoop dat de schuldenaar zijn of haar rekening alsnog spoedig betaalt. Je zit zelf natuurlijk ook niet te wachten op een incassoprocedure of juridische stappen.

Verschil aanmaning zakelijk en particulier

Zowel bij een zakelijke als particuliere schuldenaar stuur je pas een aanmaning na een eerste of zelfs tweede herinneringsbrief. Een aanmaning is voor de schuldenaar de laatste kans om de rekening zonder extra kosten te betalen. De opzet van een zakelijke aanmaning is bijna gelijk aan die van een particuliere aanmaning, met als grootste verschil dat een aanmaning voor een particulier minimaal 14 dagen de tijd moet geven om de rekening alsnog te betalen. Voor een zakelijke aanmaning is die termijn korter. Een betaaltermijn van slechts 5 tot 7 dagen is dan normaal.

Wanneer een aanmaning sturen?

Wettelijk gezien mag je iemand pas 30 dagen na het sturen van je factuur een betalingsherinnering sturen, behalve wanneer je een duidelijke andere betalingstermijn hebt afgesproken. In een betalingsherinnering geef je iemand nog eens 7 tot 14 dagen de tijd om alsnog te betalen. Wanneer betaling uitblijft stuur je pas een aanmaning. In de praktijk betekent dat, dat je minimaal 6 weken na het verzenden van de oorspronkelijke factuur een aanmaning verstuurt.

Hoe dan ook: stuur pas een aanmaning als de schuldenaar niet binnen de afgesproken tijd heeft betaald en de kans heeft gehad om op een betalingsherinnering te reageren.

Aanmaning voorbeeld

Aandachtspunten bij het versturen van een aanmaning

Bij het versturen van een aanmaning is het belangrijk om rekening te houden met een aantal aandachtspunten.

• Let op het verschil tussen zakelijke schuldenaars en consumenten. Particulieren of consumenten hebben wettelijk minimaal 14 dagen de tijd om na dagtekening van de aanmaning te betalen. Zakelijke klanten worden niet beschermd en mag je sneller tot betaling aanzetten (5 tot 7 dagen is gebruikelijk).
• Benadruk in de aanmaning wat er gebeurt als de ontvanger nog steeds niet betaalt. Het noemen van extra kosten voor een incassoprocedure of zelfs het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder heeft vaak al effect.
• Wees specifiek: noem een duidelijke datum als deadline en betalingstermijn in dagen na dagtekening van je aanmaning.
• Je mag geen administratiekosten in rekening brengen bij particuliere consumenten tot 14 dagen na de eerste aanmaning
• Administratiekosten mag je bij zakelijke schuldenaars al na het verlopen van de overeengekomen betaaltermijn in rekening brengen.
• Probeer de niet betalende klant ook telefonisch te bereiken. Vaak wordt dan duidelijk waarom er niet is betaald. Stuur desondanks nog steeds een aanmaning.
• Het is niet gebruikelijk om na een eerste aanmaning nog een tweede aanmaning te sturen. Na het verlopen van de betalingstermijn in de aanmaning geef je de vordering uit handen aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder. Veel bedrijven werken op no cure no pay-basis, dus je betaalt alleen als de vordering alsnog door de schuldenaar is overgemaakt.
• Een vordering kan verlopen. Dit heet de verjaringstermijn. Vorderingen op particulieren verjaren twee jaar na de factuurdatum. Zakelijke vorderingen pas na vijf jaar. Het is belangrijk om je schuldenaar binnen deze termijnen in ieder geval een aanmaning te sturen en hen daarin in gebreke te stellen.
• Gaat het om een groot bedrag? Stuur je aanmaningsbrief dan ook per (aangetekende) post. Alleen zo weet je zeker dat je schuldenaar de aanmaning ook heeft ontvangen.

Wanneer deurwaarder inschakelen na aanmaning?

Heb je er alles aan gedaan om je geld te innen? Dat wil zeggen één of meerdere betalingsherinneringen verstuurd, minimaal één aanmaning verstuurd en gewacht tot de betaaltermijn daarvan is verlopen? Wanneer je jouw geld dan nog steeds niet ontvangen hebt is je schuldenaar formeel 'in verzuim'. Op dat moment heb je het recht om een gerechtsdeurwaarder of incassobureau in te schakelen om je geld alsnog te krijgen.

Hoeveel administratiekosten bij een aanmaning?

Een aanmaning schrijven kost je extra tijd en moeite. Reden genoeg om administratiekosten op je aanmaning toe te voegen, zou je zeggen. Of dat mag, hangt ervan af of het gaat om een zakelijke overeenkomst tussen twee bedrijven, of een overeenkomst met een consument of particulier.

Zakelijke aanmaning sturen? Let op algemene voorwaarden

Wanneer een bedrijf niet betaalt, hangt het een en ander af van de algemene voorwaarden. Wanneer in deze voorwaarden specifiek vermeld staat op welk moment een klant of koper in verzuim is, mag er zelfs een boete worden toegevoegd. Sommige bedrijven hebben bijvoorbeeld een clausule opgenomen waarin staat dat als een koper niet binnen de betaaltermijn van 30 dagen na factuurdatum heeft betaald, de koper een boete verschuldigd is en automatisch in verzuim treedt. Eventueek bepaalt een rechter of de boete al dan niet onredelijk is. Je mag ook administratiekosten aan je aanmaning toevoegen.

Aanmaning naar consument? Let op wettelijke betaaltermijnen

Bij een particuliere aanmaning ligt het iets anders. Een consument wordt door de wet beschermd en hoeven pas na het verstrijken van de betaaltermijn in de aanmaning administratiekosten te betalen. In de meeste gevallen geef je de opdracht dan al uit handen aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder. In de praktijk geldt bij particulieren of consumenten dus dat je geen administratiekosten op de aanmaning vermeldt, tenzij je nog een tweede aanmaning wilt versturen, voordat je overgaat tot een incassoprocedure. Hoeveel administratiekosten je rekent, hangt af van de situatie.

Hoogte aanmaningskosten

Hoeveel aanmaningskosten je mag berekenen, is afhankelijk van het factuurbedrag. De wettelijke aanmaningskosten worden berekend over de hoofdsom van de vordering. Hiervoor bestaat een handige staffel:

• 15% over de eerste 2.500 euro (minimaal 40 euro)
• 10% over de volgende 2.500 euro
• 5% over de volgende 5.000 euro
• 1% over de volgende 190.000 euro
• 0,5% over het meerdere 0,5(maximaal 6.775 euro)

Aanmaning aangetekend versturen?

Het aangetekend versturen van een aanmaning is niet gebruikelijk. Het staat je natuurlijk wel vrij hiervoor te kiezen als het om een groot bedrag gaat, of wanneer je bewijsmateriaal wilt verzamelen voor een eventuele juridische procedure. Het is in ieder geval belangrijk om ervoor te zorgen dat de schuldenaar zich er van bewust wordt dat er bij uitblijven van betaling juridische gevolgen en kostenverhogingen zullen zijn.